Saiba qual tipo de Nota Fiscal sua empresa deve emitir

Saiba Qual Tipo de Nota Fiscal Sua Empresa Deve Emitir

Empreender nunca é uma tarefa fácil. Ainda mais diante de um sistema tributário tão complexo como o nosso. Por isso, aqueles que pretendem lançar-se como empreendedores no mercado, devem estar atentos aos principais tipos de documentos fiscais presentes na legislação tributária brasileira. Evitando, assim, pagar tributos desnecessários sobre produtos ou serviços, e, sobretudo, estando em conformidade com a lei.

Por isso, se você pretende abrir um negócio ou já está começando, inclua na sua lista de tarefas, a leitura deste artigo. Nele, você aprenderá sobre o que é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e suas variações, quais empresas devem emiti-las e como fazer o registro para poder emitir. Além de conhecer os melhores sistemas online de gestão de documentos fiscais para gerir a sua empresa de forma prática e eficiente.

Principais Documentos Fiscais, saiba em quais casos deve emiti-los

Com o objetivo de modernizar a forma de emitir notas e facilitar a atuação de diferentes instâncias do governo, na fiscalização de milhões de empresas em todo o território nacional, foi instituída, em 2006 a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Desde então, o processo que substitui o modelo de documento fiscal impresso em papel, por uma versão digital – evitando armazenamento físico – , tem sido implementado gradualmente. Segundo estimativa do Ministério da Fazenda, até o final de abril de 2019 foram emitidas quase 22 bilhões de notas fiscais eletrônicas.

Nesse contexto, a substituição da velha nota fiscal em papel por um documento eletrônico com validade jurídica, com a facilidade de ser guardado apenas digitalmente, deve ser vista como uma grande evolução nos processos contábeis, sendo considerada como uma quebra no paradigma da gestão empresarial no país.

Também é importante que as empresas e instituições que fazem uso de notas fiscais eletrônicas adaptem o seu processo interno, treinando seus colaboradores sobre como emitir uma NFe, bem como atualizar os seus sistemas de gestão empresarial. Felizmente, já existem sistemas ERP online que permitem emitir e gerir esses documentos com facilidade.

Como frisamos anteriormente, a NF-e já está em implementação há mais de uma década e é uma realidade em milhões de estabelecimentos no Brasil. Dessa forma, tanto a Receita Federal, quanto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado ou da sua cidade disponibilizam uma extensa lista de atividades obrigadas a emiti-la.

quais são os documentos fiscais certos?

De modo geral, estão nessa lista empresas dos mais diversos regimes tributários. Como se pode observar abaixo:

  • MEI (Microempreendedor Individual)
  • ME (Microempresa)
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte)
  • Empresa do Simples Nacional
  • Empresa do Lucro Real
  • Empresa do Lucro Presumido
  • Pessoa física (em casos específicos)
  • Empresas que comercializam produtos ou serviços.

Mas, diante dessa lista, você deve estar se perguntando, quais são os tipos de notas ficais e em quais casos se deve emitir esses documentos?

Para responder a questionamentos como esse, elencamos os passos para a emissão de notas fiscais e os principais documentos a serem emitidos, de acordo com as atividades desenvolvidas em seu empreendimento.

1) Verificar o tipo de nota que sua empresa deve emitir

 

O tipo de atividade que você realiza definirá a modalidade de nota fiscal que deve emitir, as opções são:

A NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica de produto: comumente empregada para compra, venda, remessa, retorno, devolução, exportação ou importação de bens e mercadorias. Como mencionamos anteriormente, ela substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1A, nas operações que estão sujeitas à cobrança de ICMS.

A NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, por sua vez, cumpre a função de substituir a nota de bloco, aplicada para atividades onde há a incidência de ISS e é um documento exigido pelo município.

Já a NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é o documento utilizado no varejo para formalizar a venda direta ao consumidor final. Ela substitui a nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal. O destaque deste documento é que o mesmo pode ser emitido também impresso como DANFE em qualquer impressora, sem que seja preciso obter permissões ou algum tipo específico de equipamento.

O estado de São Paulo conta com um documento diferenciado, o CF-e SAT. Essa nomenclatura corresponde a Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. Em vigor desde 2014, o SAT documenta eletronicamente todos os arquivos e operações do comércio de varejo em todo o estado de São Paulo. Assim, o CF-e SAT foi criado para substituir o antigo ECF. Com ele, a transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda, sem que haja a necessidade de estar sempre online.

Outro documento bastante relevante é o Conhecimento de Transporte Eletrônico ou CT-e, que substitui os documentos necessários para realizar o transporte de carga, Por exemplo,   os Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Ainda no que tange aos transportes de cargas e mercadorias, há o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou MDF-e. Este é um documento fiscal digital, como uma nota fiscal eletrônica, que serve para vincular todos os outros documentos fiscais que foram emitidos e utilizados em uma operação ou prestação de serviços de transporte para uma carga específica. Ele substitui o Manifesto de Carga modelo 25 e a CL-e.

2) Verificar o cadastro fiscal da empresa junto ao governo

 

Antes de mais nada, é imprescindível compreender qual o regime tributário em que sua empresa se enquadra, podem ser eles: Lucro Real, Lucro Presumido ou SIMPLES Nacional. Se você tiver qualquer dúvida nessa parte, busque a orientação de um contador de sua confiança. Os contadores são os profissionais certos para analisar o contexto e orientar os empreendedores no que diz respeito à gestão fiscal e contábil.

3) Adquirir e configurar um certificado digital (modelo A1 ou A3) no seu computador

 

Para emitir notas fiscais é necessário ter um Certificado Digital. Porém, você sabe o que é um certificado digital?

Ele é um arquivo eletrônico que serve como identidade virtual para uma pessoa física ou jurídica, e por ele pode se fazer transações online com garantia de autenticidade e com total proteção das informações trocadas.

Há 2 tipos de Certificado Digital o formato A1, que é baixado em seu computador e é armazenado em arquivo. Conhecido por ter um melhor custo benefício e ser muito fácil de configurar. E o formato A3 que funciona através de um dispositivo fixo, seja um cartão ou um token. A aquisição do seu certificado A1 ou A3 deve ser feita junto a uma certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

4) Realizar seu credenciamento para emitir notas junto à Secretaria da Fazenda

 

Um passo muito importante é o cadastro na Secretaria da Fazenda do estado em que está localizado seu empreendimento. Somente após esse procedimento, é possível emitir notas fiscais eletrônicas de produto ou do consumidor.

Já no caso da nota fiscal de serviço, o cadastro deve ser realizado diretamente na prefeitura da cidade onde sua empresa está. Via de regra, esse registro é bem simples, entretanto as exigências podem variar de prefeitura para prefeitura, por isso é necessário estar atento à legislação local e contar com o apoio de um contador.

Uma vez que esse registro esteja em andamento, será possível testar a emissão de notas na modalidade “Em homologação”. Nesse caso, as notas não serão enviadas oficialmente. A partir do momento que você e sua equipe sejam treinados e estejam prontos para emitir NF-e, a opção de credenciamento passará a ser “Em produção”.

5) Contar com um software emissor de NF-e

Os passos até aqui parecem bem complexos, não é mesmo? Mas não se preocupe, você não está sozinho! A seguir apresentamos 3 dos melhores Softwares Emissores de Notas Fiscais Eletrônicas que resolvem a complexa tarefa de gerar NF-e, NFS-e, NFC-e e outros documentos, em instantes. Olha só:

SIGE Cloud

O sistema de ERP na nuvem da SIGE Cloud atende os mais diversos segmentos, como Comércio, Indústria e Serviços. Conquistando uma considerável fatia do mercado, esse Sistema de Gestão Empresarial se destaca por suas soluções integradas em Gestão Financeira, Logística, Vendas e Serviços, CRM e, o mais completo módulo fiscal do mercado brasileiro. Suas soluções permitem a emissão de: NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, CF-e SAT, MDF-e, NF-e de Exportação e a mais nova exigência da SEFAZ para a indústria, o Bloco K.

Conta Azul

A Conta Azul é uma empresa de software catarinense que oferece uma plataforma de gestão de negócios em nuvem, para micro e pequenas empresas, com uma extensão para escritórios contábeis. Sendo um dos sistemas mais utilizados no país, os módulos do Conta Azul permitem a emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e.

TOTVS

Fruto da fusão entre as empresas Microsiga e Logocenter, a paulista, TOTVS é hoje uma das líderes do mercado nacional de sistemas ERP, sendo considerada a maior empresa da América Latina neste segmento. Entre os seus diversos produtos, suas soluções fiscais permitem a emissão de NF-e, CT-e, NFS-e, NFC-e e Bloco K.



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